Betrieb

Was es braucht

Einen Rechner

Der eingeschaltet bleibt. Windows 10 oder 11, oder ein Linux-Server. Kein starkes Gerät: Bei fünf Nutzern langweilt sich jede heutige Maschine.

Python

Version 3.13, einmal installiert. Alles Weitere richtet ein Skript ein.

Einen Browser

Auf den Arbeitsplätzen. Sonst nichts – kein Programm, keine Verteilung, keine Aktualisierung von Rechner zu Rechner.

Zwei Programme sind freiwillig: LibreOffice, damit Word- und Excel-Dateien ein Vorschaubild und einen Volltext bekommen, und Tesseract für die Texterkennung bei gescanntem Papier. Fehlt eines, läuft alles Übrige weiter; die betroffenen Dateien warten in der Schlange, bis es da ist.

Wo die Unterlagen liegen

In einem Ordner. Darin die Dateien und eine einzige Datenbankdatei – kein Datenbankdienst, der eigens betreut werden will. Umziehen heißt deshalb: diesen Ordner mitnehmen.

Sichern

Eine Aufgabe, die nachts läuft: Die Datenbank wird über die Sicherungsschnittstelle gezogen – sie bleibt dabei in sich stimmig, auch wenn gerade jemand arbeitet –, die Ablage wird gespiegelt, und ältere Generationen räumt das Skript selbst weg.

Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Deshalb gibt es ein zweites Skript, das eine Generation in einen Probeordner holt, die Datenbank prüft und Zeilenzahlen und Dateibestand mit dem laufenden Stand vergleicht – ohne den anzufassen.

Wer darf was

Rechte werden je Katalog und Benutzer vergeben: lesen, bearbeiten, verwalten. Geprüft wird auf dem Server, bei jedem Aufruf – nicht nur durch ausgeblendete Knöpfe. Passwörter liegen als Argon2id-Hash in der Datenbank, und wer es fünfmal falsch versucht, wartet fünf Minuten.

Aktualisieren

Ein Paket, ein Skript. Es hält den Dienst an, übernimmt die neue Fassung, zieht Pakete nur nach, wenn sich die Liste geändert hat, startet wieder und prüft, ob die Anwendung antwortet. Datenbank, Ablage und Konfiguration bleiben dabei unberührt. Schemaänderungen bringen ihr eigenes Migrationsskript mit.

Von überall erreichbar

Soll MDok auch von außerhalb des Hauses erreichbar sein, gehört ein Webserver davor, der die Verbindung verschlüsselt und das Zertifikat selbst holt und erneuert. Dazu eine Sperre, die eine Adresse aussperrt, nachdem sie fünfmal ein Passwort geraten hat.

Diese Seite läuft genau so. Sie kommt vom selben gemieteten Server wie die Anwendung nebenan – der ganze Weg dorthin ist aufgeschrieben, von der Domain bis zur nächtlichen Sicherung.

Was Sie nicht brauchen

Keine monatliche Gebühr, kein Konto bei einem Anbieter, keine Installation auf den Arbeitsplätzen und keinen Datenbankserver. Und kein Vertrauen darauf, dass ein fremdes Unternehmen Ihre Unterlagen noch in fünf Jahren vorrätig hält.

Klingt machbar?

Dann schreiben Sie mir. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Rechner reicht: Er reicht.